I- OBJETIVO
Que con base a los principios de transparencia y rendición de cuentas, se ha diseñado una herramienta técnica que contiene lineamientos y directrices a los Concejos Municipales Plurales de El Salvador, para liquidar y documentar las operaciones financieras con recursos provenientes del Fondo de Desarrollo Económico Social (FODES), en las campañas de prevención y enfrentar las afectaciones que les hayan generado durante la Emergencia Sanitaria por COVlD-19 y superar las consecuencias derivadas del mismo, así como otras actividades para atender la emergencia.
II- BASELEGAL
Los presentes lineamientos se emiten de conformidad a lo establecido en los artículos 195 ordinales 3º y 6º de la Constitución, 21 inciso 2º, 24 numeral 4 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República y Art. 1 inciso 2º del Decreto Legislativo 587 del 12 de marzo del 2020, publicado en el Diario Oficial Número 54, Tomo 426, del 16 de marzo del 2020.
III- ALCANCE
Los lineamientos serán aplicados por las 262 Municipalidades del país, al uso de los fondos provenientes de las asignaciones del FODES 75%, correspondiente a los meses de febrero y marzo de 2020, de conformidad al decreto legislativo 587 del 12 de marzo de 2020, de las operaciones relacionadas para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
IV- LINEAMIENTOS GENERALES
Los funcionarios que delegue el Concejo Municipal Plural, elaborarán un reporte semanal y un informe mensual de la asignación utilizada de los Fondos objeto de los presentes lineamientos y una vez culminada la emergencia, deberán realizar la liquidación consolidada del total de los fondos utilizados, anexando la documentación de soporte de forma cronológica que demuestre la utilización y destino de los gastos realizados para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
Lo anterior deberá presentarse a conocimiento del Concejo Municipal Plural, para el seguimiento correspondiente con copia a la Unidad de Auditoria Interna.
V. LINEAMIENTOS ESPECIFICOS:
Para la liquidación, las Administraciones Municipales deberán preparar un expediente administrativo ordenado cronológicamente y foliado, que contenga la información de carácter administrativa, presupuestaria y contable, así como la liquidación de los fondos destinados para atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
v.i- Aspectos administrativos
1. Las administraciones municipales, deberán elaborar un plan de las actividades a realizar en el marco de la Emergencia Sanitaria por COVID-19, detallando el presupuesto de bienes y servicios que serán adquiridos para tal finalidad, así como los nombramientos de los responsables de la ejecución de dicho plan, en el expediente administrativo deberá anexarse Certificación de punto de Acta del Acuerdo del Concejo Municipal de aprobación del citado Plan;
2. Para el manejo de los fondos destinados para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19 o actividades derivadas de los efectos de la misma, deberá aperturarse una cuenta bancaria específica;
3. Finalizada la Emergencia las municipalidades deberán proceder a la liquidación final del monto invertido en la atención de las necesidades relacionadas con la pandemia por COVID-19, la cual será aprobada por el Concejo Municipal, al expediente deberá anexarse la Certificación del punto de acta correspondiente.
v.ii- Aspectos financieros
1. Deberá elaborarse un detalle de las compras efectuadas, que contenga las cantidades y montos de los bienes y servicios que fueron adquiridos, al cual se le agregarán copias de comprobantes que genere el registro de operaciones y presupuesto, tesorería y contabilidad en el aplicativo informático Sistema de Administración Financiera Integrado Municipal (SAFIM), estos deberán estar respaldados con facturas, recibos y boucher de cheques; las facturas o recibos deberán cumplir los requisitos legales y técnicos, tales como los indicados en el artículo 114 literal b del Código Tributario. (Anexos 1 y 2);
2. Deberá presentarse copia del acta de recepción de bienes que deberá contener firma del proveedor y del empleado municipal que fue designado para tal actividad, nombre y firma del empleado Municipal responsable de recibir los bienes; En caso de compras menores en cantidad y precio la recepción se consignará en la factura o recibo;
3. Deberá implementarse un control específico de bienes adquiridos a utilizarse durante la Emergencia Sanitaria por COVID-19, que refleje su recepción, resguardo, salidas, cantidad, uso y destino, así como nombre de la persona que retire los bienes para su distribución; (Anexo 3)
4. Detalle los bienes entregados a los beneficiarios, el cual deberá contener como mínimo la información siguiente: (Anexo 4)
a) Datos generales de la municipalidad tales como: Alcaldía Municipal (Barrio, Cantón o Caserío, etc) y fecha de la entrega;
b) Encargado del proyecto o actividad (empleado o funcionario municipal);
c) Detalle de bienes entregados (cantidad y tipo de bien);
d) Nombre del beneficiario que recibe los bienes; Nombre, número de Documento Único de Identidad (DUI); edad y parentesco de los miembros que integran su grupo familiar, dirección exacta, firma y teléfono del beneficiario.
5. Elaborar detalle de liquidación que contenga resumen de los montos presupuestados y ejecutados que contenga como mínimo la información siguiente: (Anexo 2)
a) Institución financiera en la que se administraron los fondos de la emergencia por COVID-19;
b) Número de cuenta bancaria;
c) Nombre de la cuenta bancaria;
d) Monto presupuestado y aprobado;
e) Detalles de cheque emitidos, fecha y monto;
f) Total del monto ejecutado;
g) Valor y referencia del reintegro de fondos si los hubiera por monto no ejecutado.
6. Copia de las conciliaciones bancarias; y
7. Si los fondos utilizados en la emergencia COVID-19 se registran contablemente como proyectos, deberán efectuarse la liquidación contable y financiera de los mismos.
V.III. ASPECTOS DE FISCALIZACIÓN
1. La Corte de Cuentas de la República, con base a sus atribuciones legales, fiscalizará a través de acciones de control consistente en exámenes especiales u otras intervenciones de fiscalización de los fondos administrados por las municipalidades para la Emergencia Sanitaria por COVID-19, lo anterior de conformidad a las normas de auditoria gubernamental.
2. Las unidades de auditoría interna deberán realizar modificación al Plan de Trabajo 2020, de tal manera que se incorpore la implementación de acciones de control concurrente en cada municipalidad, debiendo informar mensualmente a la Corte de Cuentas de sus actividades y de los informes que se generen al respecto.
V.I. VIGENCIA
Los presentes lineamientos entrarán en vigor y serán de obligatorio cumplimiento desde el día de su publicación en los medios de circulación nacional.
Puede descargar los formularios en el siguiente AQUI
Que con base a los principios de transparencia y rendición de cuentas, se ha diseñado una herramienta técnica que contiene lineamientos y directrices a los Concejos Municipales Plurales de El Salvador, para liquidar y documentar las operaciones financieras con recursos provenientes del Fondo de Desarrollo Económico Social (FODES), en las campañas de prevención y enfrentar las afectaciones que les hayan generado durante la Emergencia Sanitaria por COVlD-19 y superar las consecuencias derivadas del mismo, así como otras actividades para atender la emergencia.
II- BASELEGAL
Los presentes lineamientos se emiten de conformidad a lo establecido en los artículos 195 ordinales 3º y 6º de la Constitución, 21 inciso 2º, 24 numeral 4 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República y Art. 1 inciso 2º del Decreto Legislativo 587 del 12 de marzo del 2020, publicado en el Diario Oficial Número 54, Tomo 426, del 16 de marzo del 2020.
III- ALCANCE
Los lineamientos serán aplicados por las 262 Municipalidades del país, al uso de los fondos provenientes de las asignaciones del FODES 75%, correspondiente a los meses de febrero y marzo de 2020, de conformidad al decreto legislativo 587 del 12 de marzo de 2020, de las operaciones relacionadas para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
IV- LINEAMIENTOS GENERALES
Los funcionarios que delegue el Concejo Municipal Plural, elaborarán un reporte semanal y un informe mensual de la asignación utilizada de los Fondos objeto de los presentes lineamientos y una vez culminada la emergencia, deberán realizar la liquidación consolidada del total de los fondos utilizados, anexando la documentación de soporte de forma cronológica que demuestre la utilización y destino de los gastos realizados para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
Lo anterior deberá presentarse a conocimiento del Concejo Municipal Plural, para el seguimiento correspondiente con copia a la Unidad de Auditoria Interna.
V. LINEAMIENTOS ESPECIFICOS:
Para la liquidación, las Administraciones Municipales deberán preparar un expediente administrativo ordenado cronológicamente y foliado, que contenga la información de carácter administrativa, presupuestaria y contable, así como la liquidación de los fondos destinados para atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19.
v.i- Aspectos administrativos
1. Las administraciones municipales, deberán elaborar un plan de las actividades a realizar en el marco de la Emergencia Sanitaria por COVID-19, detallando el presupuesto de bienes y servicios que serán adquiridos para tal finalidad, así como los nombramientos de los responsables de la ejecución de dicho plan, en el expediente administrativo deberá anexarse Certificación de punto de Acta del Acuerdo del Concejo Municipal de aprobación del citado Plan;
2. Para el manejo de los fondos destinados para la atención de la Emergencia Sanitaria por COVID-19 o actividades derivadas de los efectos de la misma, deberá aperturarse una cuenta bancaria específica;
3. Finalizada la Emergencia las municipalidades deberán proceder a la liquidación final del monto invertido en la atención de las necesidades relacionadas con la pandemia por COVID-19, la cual será aprobada por el Concejo Municipal, al expediente deberá anexarse la Certificación del punto de acta correspondiente.
v.ii- Aspectos financieros
1. Deberá elaborarse un detalle de las compras efectuadas, que contenga las cantidades y montos de los bienes y servicios que fueron adquiridos, al cual se le agregarán copias de comprobantes que genere el registro de operaciones y presupuesto, tesorería y contabilidad en el aplicativo informático Sistema de Administración Financiera Integrado Municipal (SAFIM), estos deberán estar respaldados con facturas, recibos y boucher de cheques; las facturas o recibos deberán cumplir los requisitos legales y técnicos, tales como los indicados en el artículo 114 literal b del Código Tributario. (Anexos 1 y 2);
2. Deberá presentarse copia del acta de recepción de bienes que deberá contener firma del proveedor y del empleado municipal que fue designado para tal actividad, nombre y firma del empleado Municipal responsable de recibir los bienes; En caso de compras menores en cantidad y precio la recepción se consignará en la factura o recibo;
3. Deberá implementarse un control específico de bienes adquiridos a utilizarse durante la Emergencia Sanitaria por COVID-19, que refleje su recepción, resguardo, salidas, cantidad, uso y destino, así como nombre de la persona que retire los bienes para su distribución; (Anexo 3)
4. Detalle los bienes entregados a los beneficiarios, el cual deberá contener como mínimo la información siguiente: (Anexo 4)
a) Datos generales de la municipalidad tales como: Alcaldía Municipal (Barrio, Cantón o Caserío, etc) y fecha de la entrega;
b) Encargado del proyecto o actividad (empleado o funcionario municipal);
c) Detalle de bienes entregados (cantidad y tipo de bien);
d) Nombre del beneficiario que recibe los bienes; Nombre, número de Documento Único de Identidad (DUI); edad y parentesco de los miembros que integran su grupo familiar, dirección exacta, firma y teléfono del beneficiario.
5. Elaborar detalle de liquidación que contenga resumen de los montos presupuestados y ejecutados que contenga como mínimo la información siguiente: (Anexo 2)
a) Institución financiera en la que se administraron los fondos de la emergencia por COVID-19;
b) Número de cuenta bancaria;
c) Nombre de la cuenta bancaria;
d) Monto presupuestado y aprobado;
e) Detalles de cheque emitidos, fecha y monto;
f) Total del monto ejecutado;
g) Valor y referencia del reintegro de fondos si los hubiera por monto no ejecutado.
6. Copia de las conciliaciones bancarias; y
7. Si los fondos utilizados en la emergencia COVID-19 se registran contablemente como proyectos, deberán efectuarse la liquidación contable y financiera de los mismos.
V.III. ASPECTOS DE FISCALIZACIÓN
1. La Corte de Cuentas de la República, con base a sus atribuciones legales, fiscalizará a través de acciones de control consistente en exámenes especiales u otras intervenciones de fiscalización de los fondos administrados por las municipalidades para la Emergencia Sanitaria por COVID-19, lo anterior de conformidad a las normas de auditoria gubernamental.
2. Las unidades de auditoría interna deberán realizar modificación al Plan de Trabajo 2020, de tal manera que se incorpore la implementación de acciones de control concurrente en cada municipalidad, debiendo informar mensualmente a la Corte de Cuentas de sus actividades y de los informes que se generen al respecto.
V.I. VIGENCIA
Los presentes lineamientos entrarán en vigor y serán de obligatorio cumplimiento desde el día de su publicación en los medios de circulación nacional.
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